Powiedz, co organizujesz
Na początku potrzebuję wiedzieć, czy chodzi o urodziny, jubileusz, rocznicę, przyjęcie rodzinne, konferencję czy wydarzenie firmowe. Każda z tych imprez ma inny rytm. Na urodzinach ważne będą relacje między gośćmi i zaplanowane atrakcje, a podczas wydarzenia firmowego również prelegenci, oznaczenia marki i osoby odpowiedzialne za organizację.
Nie musisz przygotowywać rozbudowanego briefu. W pierwszej wiadomości wystarczą rodzaj wydarzenia, termin, miasto, przybliżona liczba gości oraz informacja, do czego będą używane zdjęcia. Na tej podstawie mogę zaproponować odpowiedni zakres i przygotować wycenę.
Ułóż krótki plan najważniejszych momentów
Nie potrzebuję rozpiski co do minuty, ale powinienem znać kolejność punktów, których nie da się powtórzyć. Może to być wejście jubilatki lub jubilata, przemówienie, wręczanie prezentów, tort, pokaz, występ albo wspólne zdjęcie całego zespołu. Jeżeli godziny mogą się zmienić, wystarczy zaznaczyć to przed imprezą.
Plan pomaga mi znaleźć się wcześniej w odpowiednim miejscu, zamiast dowiadywać się o ważnej sytuacji w chwili, gdy właśnie się zaczyna. Warto też wskazać jedną osobę, z którą mogę szybko skonsultować zmianę programu już podczas wydarzenia.
Wskaż osoby, których nie powinno zabraknąć
Podczas większej imprezy nie zawsze da się od razu rozpoznać najbliższą rodzinę, organizatorów, prelegentów albo ważnych gości. Krótka lista osób pozwala uniknąć sytuacji, w której ktoś istotny pojawia się tylko na jednym przypadkowym zdjęciu.
Jeśli zależy Ci na fotografiach grupowych, najlepiej zaplanować je przed rozpoczęciem intensywnej części programu. Wtedy łatwiej zebrać wszystkich w jednym miejscu, a wykonanie kilku ustawionych ujęć nie zatrzymuje później całej zabawy.
Dobierz czas reportażu do programu
Dwie godziny sprawdzą się przy krótkiej uroczystości albo wtedy, gdy zależy Ci na konkretnej części wydarzenia. Przy czterech godzinach mogę pokazać więcej relacji między gośćmi, atmosferę miejsca i przejście od początku imprezy do kolejnych punktów programu. Sześć godzin ma sens przy dłuższym wydarzeniu, które ma zostać opowiedziane od otwarcia do późniejszej części wieczoru.
Najważniejsze jest dopasowanie obecności fotografa do faktycznego planu. Jeżeli tort, przemówienie albo główna atrakcja odbędą się później, krótki pakiet może ich nie objąć. Dlatego przed rezerwacją warto porównać godziny programu z wybranym zakresem reportażu.
Przekaż informacje o miejscu
Przed wydarzeniem proszę o dokładny adres i informację, czy całość odbędzie się w jednej lokalizacji. Warto wspomnieć o ograniczonym parkingu, zamkniętym wjeździe, wymaganej akredytacji albo zasadach obowiązujących w sali. Przy wydarzeniu firmowym przydaje się również kontakt do osoby odpowiedzialnej za obiekt.
Jeśli plan obejmuje kilka miejsc, przejazd trzeba uwzględnić w czasie fotografowania. Dojazd poza Poznań oraz realizację w kilku lokalizacjach ustalam indywidualnie przed potwierdzeniem terminu, żeby pełny koszt był znany wcześniej.
Ustal, gdzie wykorzystasz zdjęcia
Przy prywatnej imprezie zdjęcia najczęściej trafiają do uczestników i rodzinnego archiwum. Firma może potrzebować materiału na stronę, do mediów społecznościowych, informacji prasowej albo płatnej kampanii. Ta informacja wpływa na sposób fotografowania oraz przygotowanie gotowych plików.
Po wydarzeniu sam wybieram najlepsze ujęcia, usuwam powtórzenia i przypadkowe kadry, a wybrany materiał obrabiam. Gotowe zdjęcia przekazuję w prywatnej galerii online do 10 dni roboczych, w wysokiej rozdzielczości oraz w mniejszej wersji do internetu.
